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项目管理首先要解决观念问题

来源: 华鼎维赢项目管理  日期:2021-06-28  点击:  属于:维赢声音

  观念总是指导着人的行为,行为总是与观念保持一致,因此观念就成为自我实现的预言,也就是说,我们相信什么,什么就会变成现实。如果你想改变其他人的行为,你必须改变与这些行为相关的根本观念。如果一个组织中人们都不相信项目管理的作用,你就无法在该组织中开展项目管理工作。你可以训练组织中每个人掌握某种工具或技术,但无法让他们实践他们所学到的东西。此外,不要只看表面现象,有些人表面相信项目管理,而实际行为却相反,因为他使用的理念与他拥护的理念不同,而行为取决于内心深处的观念。因此无论说什么,只有实际行为才能真正表明信奉的是什么。

  下面是成功应用项目管理常常遇到的一些观念性问题。

  (1)一种方法能否适合所有项目?项目的行业、类别、大小千差万别,项目管理这一种方法能否适应所有项目?这是我们常常考虑的问题。答案是“是,又不是”。说“是”,是因为所谓项目管理是指用规范的思考方式去完成一件工作,它是一种工作方法。一个基本原则是:这种规范的思考过程适用于任何类型的项目,无论它的规模或种类如何。这些项目可以是郊游、开发软件、建立一个大楼,其总的方法是一样的。说“不是”,是因为不同项目使用的工具不同,对那些特别小的项目而言,做一个网络图几乎是在浪费时间,但有的项目缺了网络计划就是不可想象的。因此,项目管理实际应用中就是去挑选并使用那些适合的工具。

  (2)我的项目太小了,用不着这个。总有人认为,规范的项目管理技术只适合大型项目。这是一种片面的认识,是将思考过程与准备文件混为一谈了。对于很简单的生活中的项目(如做一顿饭),仍然需要经过这些思考程序,只是完全没有必要为此准备一大堆的文字报告。因此,一个基本原则是:思考过程不同于制作书面文件。项目管理中的KISS(Keep It Simple Stupid)原则是:不多做任何不必要的事,但也不少做任何必要的事。因此按照项目管理规范的程序进行思考,并决定有多少需要形成文字,然后去做,越简单越好。

  (3)你总是在做一直做的事,是否得到期望的结果?如果你总是做你一直在做的事,你得到的是你一直得到的结果,那表明你一直在做的事没有什么成效,你就需要改变你做事的方式。长期以来,很多人都在使用不规范的、非正式的项目管理方法,完成了任务,而且很满意,其实他们没有意识到还有其他方法存在,工作还可以做得更好。应用规范的项目管理(在流程上的改变)可以使工作做得既快又省,因此,异想天开的人总是一直在做着同样的事,却期待得到不同的结果。

  (4)变化以及对变化的抵触。项目管理可以给组织管理带来质的变化,实际中组织里很多人由于害怕变化会使自己的利益受到损害,因此害怕变化并抵触变化。此外,组织本身会对变化进行抵触。在变化引入时,组织(包括部门)会表现出维持现状的惯性,拒绝变化。因此,对项目管理应用的阻力,应该事先认识,变化和对变化的抵触是任何组织的惯性。有效沟通是消除人们对变化抵触的核心。有效沟通是指与合适的人进行交流,说服他们支持或接受项目管理所带来的变化。通过让他们参与变化,将员工培训和个人发展相结合,加强团队建设,改善领导方式以及获得高层管理者的支持与承诺等方式来克服对变化的抵触。

  (5)是技术管理还是项目管理的问题。很多实际项目中,所谓的“项目经理”其实就是技术经理,主要负责管理技术活动,花大量的时间做那些技术工作,掉进了做事的陷阱中,工作的着眼点没有放在项目整体的综合管理上,从而忽略了项目经理的本职——管理。由于他们多是技术专家出身,通常不信赖那些提交上来的报告,认为自己比别人做得更好,怀疑其他人的能力,就逐个仔细地指导监督员工的工作,因此使得这些项目经理不能很好地下放权力,结果管理职能被弱化,使自己越来越被动,项目早早就走向了失败。

  (6)解决项目经理无权的问题。很多项目经理没有被赋予什么权力,在很多事情行动前需要首先获得批准。一般的组织都建立了这样的程序:购买任何东西都要事先批准,甚至要经过在项目经理之上的三层管理者的批准。自然,项目经理不能做任何超越“红线”的事,但项目经理应当自问:“我的工作中,哪些是我可以自行决断的?”“如果你没有被赋予权威,最好的方法就是去主动承担权威的角色。”作为项目经理如果总是在等待别人赋予你的权威,你可能永远不会拥有它,因为你从来没有(来得及)证明你能够运用它。要知道“获得谅解总是比获得批准容易”。当然,如果你所在的组织过于严格死板,你就要自问这个地方是否真的适合你。

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