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项目经理必须要掌握的5大“时间管理法则”

编辑:维小赢
时间:2022-02-14

项目经理,尤其是做大型项目的项目经理,诸事繁多,总是会有很多事情等着他去处理、去解决、去协调,如何在“分身乏术”的环境下,管理和充分利用好自己的时间,是困扰项目经理的一大问题。

有时候,项目经理们会费解,为什么自己努力善用每分每秒,却还是感觉永远都有做不完的事情?为什么有的人能够日理万机,却还是精力无限,自己却日渐疲惫?如何摆脱牺牲生活穷忙的苦境? 答案是:管理不仅要管人、管事,还要学会管理时间!

项目经理必须要掌握的5大“时间管理法则”

五个时间管理法则,教你摆脱穷忙,享受生活。

每天最多做三件事

请拿出你长长的待办清单,圈出你认为最重要的1~3件事,然后给自己一天的时间,卯足全力先解决掉它们!你不需要因为还有很多事要做而焦虑,在做这些事情的时候也不要想着其他的事,只需要专注今天、当下及最重要的问题。

传统时间管理思维容易让人陷入与时间赛跑的恶性循环,成为想在最短时间内做最多事的“急迫性偏执狂”,但如果把时间看成是一个罐子,重要的事看成大石头,想要顺利填满整个罐子,你应该先放入大石头,再依序填入小石头、沙粒和水。

因此,试着把自己的待办事项重新组合,依照重要程度分成高、中、低三种层次。

最重要的事:今天解决,例如跟领导汇报项目进度;

次要的事:本周完成,例如写任务书;

没那么重要的事:有空再做吧,例如上网申请会员注册。

建立“准备动工”的日常规律

每日开工时,有拖延习惯的人往往总是浪费美好的早晨。如果你是这样的项目经理,请建立你专属的触发工具,用规律让身体自然而然地进入工作状态。举例来说,当你播放古典乐进行曲时,强迫自己关掉正在浏览的社交网页,启动工作模式。

当然,如果你假日的生活规律跟工作时的生活规律差不多,开工时你就能更快进入状态,例如用一杯咖啡,提醒自己思考今日最重要的事,喝完咖啡之后,你已经准备好付诸实践。

“大师级”管理者是这样干的! 

Twitter和Square联合创始人杰克·多尔西(JackDorsey)这样设定他的工作规律:星期一“管理公司”,星期二“产品”,星期三“行销、沟通与成长”,星期四“研发与合作伙伴”,星期五“公司文化与招聘”。如此一来,即使临时有事打扰,他也能立刻回神,专心处理今日要务。

以结果为导向衡量工作进度

许多人努力挤出更多的时间,塞进更多的事情,但回顾成果时,才发现实际进展有限,这是因为你只注意创造更多时间,却忘了想办法提高效能。请试着把大计划拆解成众多小项目吧,这样能让你的忙碌成果一目了然。

养成帮助你停下工作的习惯

培养工作规律有助于运用时间,停止工作也是如此。你应该为自己设定停工时间,以免无止尽地继续瞎忙。例如,午餐前必须完成一件最重要的事,或者跟朋友约顿晚餐,强迫自己提高工作效率顺利赴约。这些正向奖励也会降低你的精神压力,让你抱着期待愉快工作。

记录生活习惯,揪出时间小偷

如同记账软件可以呈现每月各项支出的比例,你也应该记下自己如何运用24小时,比如说买一个规划本,将自己24小时如何利用记录下来,这样做了之后也许你会发现,真正用在工作的时间远比你想像中的要少。甚至每天花极少的时间接收新信息,但你依然忙碌,因为逗留社群软件的放松时间取代了你研究该如何提升工作效率的

思考时间。

有没有与你产生共鸣呢?如果有,请开始规划学习管理你的时间吧,之后你会发现,即便再忙,你也有能拥有属于自己的时间和空间。


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