在一个大的项目组中，建立起良好的团队协作至关重要。因而在对一个项目的办理过程中，团队协作显然是不行忽略的重要环节。而在处理团队协作问题时，建立起合理完善的团队机制便是首要解决的问题了。项目团队内部的交流机制建立，能够适当参阅企业已经建立的项目交流及信息办理文件，但主要以成员间的约好为主。其间，项目经理要负责根据项目经验和公司、个人习气进行总体策划，并在项目例会中寻求项目成员意见进行修正，最后能够在《项目策划书》或会议纪要等文件中进行清晰。

项目团队内部的交流机制至少需求清晰以下内容：

项目中常见名词规范术语、定义、解说等;

成员的联络方法(包含电话、邮箱、QQ、微信等);

项目文件命名及编码规则(能够参阅企业已有规则);

不同交流内容的交流方法;

项目会议的时刻、内容、方法等(主要是例会和和谐会);

信息报告内容、时刻、方法;

交流的查核方法;

交流的严禁事项。

其间，需特别注意以下几个方面：

一是根据不同交流内容确认交流方法。

一般地，项目团队内部关于作业协同和一般问题处理的交流选用非正式方法，鼓舞成员间或项目经理与成员直接暗里交流，非必要情况不在项目例会中提出。可是涉及到项目外部传递信息，则有必要有所区别，客户邮件或发送的正式文件，可能涉及合同、技术条件改变等，需及时转发或抄送项目经理和相关成员;成员从非正式渠道获取的客户信息，如项目供货规模改变、新增要求、项目工期改变等特殊信息，需填写《项目交流记载表》等正式文件，报送项目经理甚至PMO;其他一般客户口头信息，可通过项目组微信群等方法传递。

此外，项目团队内部交流方法的确认也和项目组成员的作业习气和企业项目文化氛围有关，比方关于作业责任心较强的成员口头告诉、电话、微信等方法即可，而关于责任心较弱的成员则有必要选用会议记载或作业方案等书面方法。

二是确认项目会议的时刻、内容、方法。

其间，项目例会和项目和谐会的要求是有必要在内部交流和谐机制中清晰的，包含举行的时刻，内容，特别是需求提前准备的材料和数据，项目问题决议和后续跟踪。

三是确认信息报告内容、时刻、方法。

主要是项目经理或项目团队根据进展、危险、本钱等管控需求，清晰项目成员有必要报告的事项以及报告的时刻和方法。比方在进展方面，能够要求项目成员有4个进展报告时刻点：每周/月的进展报告时刻、原进展方案节点已到、方案产生危险事情后、项目产生改变后。

四是确认交流的查核方法。

关于交流机制可能存在的抵制不执行的情况，需求配套相应的查核方法。关于有清晰时效要求的交流，比方客户的信息传递不及时，或产生的项目问题和危险不上报等情况都应进行查核。

五是清晰交流的严禁事项。

设置内部交流的严禁事项，主要为了保证交流功率、保护项目团队和谐氛围，防止激化项目成员间的对立冲突，以及控制项目信息危险。比方能够制止项目成员间的相互指责、谩骂;制止重要音讯通过微信、QQ等传递后且不提示;制止未经项目经理和相关赞同，向客户发送文件或赞同相关条件等。

针对性的建立规范机制不仅仅能够在短期提高团队内部的交流功率，也能长期持续营造企业的项目办理文化环境。当然，项目团队内部的交流机制能否良好工作最终仍是与项目经理的个人领导力和企业的项目办理文化氛围紧密相关，可是详细整理项目团队存在的交流问题。

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