了解企业的项目状况看上去可能是很简单的一件事。PMO只需要收集和整理信息，然后再制成报告就可以了。然而，同所有依赖于人力进行的活动一样，了解企业的项目状况也是看事容易做事难。PMO在了解项目状况时可能会遇到下面这些挑战。

1、时间问题

没有哪个项目经理能够在你需要的第一时间向你提供项目状况信息。1990年，我曾经和一名负责Y2K项目的管理员进行了交流，他告诉我说，收集半个月的状况信息要花费他至少八个小时的时间。如果是你要进行这项工作的话，是不是通常要把它安排在几乎所有工作任务的最后来完成呢?

2、准确性问题

在很多情况下，收集到的信息是不准确的。例如，你可能已经注意到了，项目小组下一个月的工作计划同上一个月的工作计划可能是相同的，这说明报告信息的人只是把以前报告过的信息又重新报告了一遍。同样，你可能也注意到了，项目经理总是会报告说项目按照预计工期进展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。

通常，即使信息准确及时，你也会发现问题，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常简要，并不能让你对整个项目的状况有完整的了解。

3、克服状况报告会遇到的问题

当然，这些问题必须而且能够得到克服。下面这些行动可能会对PMO有所帮助：

说明信息的使用者和用途。这一点非常重要。如果一个人感觉不到自己提供的信息的使用价值，他就不愿意花时间去提供信息。如果他知道了信息的使用者是谁，就会对这件事更加重视。清楚自己需要的信息的内容和用途。不要收集那些与报告内容无关的信息。

提出正当要求。你在获取信息时可能会面临来自各个方面的挑战，但只要你的要求是正当的，就不要让任何人以不知道为借口来拒绝你。

明确要进一步了解的问题。让项目经理知道对哪些问题你想有进一步的了解，希望他们能够在报告中明确这些问题，这样就不用再去找他们请教了。

在必要的情况下运用管理手段。如果你觉得PMO每月用在信息报告上的时间太多了，那么就可以适当的运用管理手段。

4、证明自身价值

在企业内部，PMO是唯一能够对公司正在进行的所有项目有全面了解的部门。PMO如果不能对项目管理的价值进行追踪和量化，就无法证明自身的价值。通常，项目管理价值是PMO价值的间接反映。例如，在一定时期内按照预定目标完成的项目越多，就证明项目管理的价值越大，从而也就体现出了PMO的价值。

5、确定项目管理的价值

PMO面临的最困难的一项工作就是确定项目管理的价值。这个问题是企业所有人和高级管理层最喜欢问的一个基本问题，又是最难圆满回答的一个问题。

人们总是能够通过直觉感觉到项目管理的价值的存在，但如果要对这种价值进行量化，却不是一件容易的事情。这就好象是你眼前有一样东西，似乎伸手就能够到，但是你离它越近，它就变的越模糊不清。

当然，这个问题也并非完全无法解决。首先，可以依靠业内调查，寻找与自己的企业状况相似的公司。如果这些公司有办法确定项目管理的价值的话，自己公司的项目管理价值应该和它们也相似。

其次，按照每一个细节来计算项目管理的价值。例如，PMO可以与不同类型的项目的项目经理进行合作，来确定项目管理的价值。可以考虑下面一些事项：

合理的项目范围变化带来的价值，风险管理带来的价值，让客户估计一下项目管理为他们节省的时间，寻找项目管理的重复利用价值。这也需要得到项目经理的帮助。

我以前就曾经提到过，PMO在很多服务领域还没有足够的经验，确定项目管理价值就是其中之一。对于很多公司来说，寻求有丰富经验的咨询公司的帮助不失为一个好办法。