1．简介项目

假如你有一个项目办公室，你将怎么去运营它？项目办公室的前景是在安排内部推行项目办理知识使其成为企业文化的一部分。项目办公室一旦树立，高档办理层就会想取妥当即作用，即便在构成这种局势此之前得好几年他们从前疏忽、反对它。现实要求项目办公室有必要对安排的需求迅速回应，可是，快速的修正措施并不能继续很长时刻，很快整个安排又堕入紊乱状况。尽管项目办公室在项目办理中是一个安稳的力气，它有必要在坚持长时间方针的一起取妥当即作用。而坚持长时间前景方针的一起能够取妥当即作用的七大诀窍是：

·操控失控的项目

·协助发动项目并树立一个预算和危险流程

·评定并办理项目卷宗

·进行项目评定和审阅

·安排和办理资源池

·辨认并培育项目经理

·树立和加强项目办理进程

项目办公室在遵循这七个项目办理新理念时根据的哲学根底如下：

·简略便是力气

·标准化带来灵活性

·一起意味着成功

它们并不矛盾。实事是，推销一个简略的理念比杂乱的理念要简略。标准化进程为项目经理供给更多的时刻来重视重要的事项，而一起地实行好的项目办理将为项目带来成功并最终为阻挠带来成功。一切的这七个诀窍应该被紧记以完成长时间的前景方针。尽管这七个诀窍是相关的，它们并不一定要一起开端。那么让咱们从那个能够取妥当即作用以及能够为项目办公室带来名誉的那一条开端吧。

2．失控项意图操控

为了取妥当即的作用，项目办公室应该采纳的第一个举动是操控失控的项目。大多数安排都有一些失控的项目。有些安排供认这一点有些则否则。把失控的项目从头扳回到正确的轨道上来将为项目办公室带来好的名誉。假如安排拒绝供认存在失控的项目，那么去寻觅失控项意图一些警告痕迹。失控项意图一些警告痕迹如下：

·不充分的项目方案

·错误的任务办理

·糟糕的陈述和交流

·不常常的状况陈述会议

·不足的文档

·突然的时刻表变更

·项目安排涣散

·紊乱的事务方针

·极端的项目杂乱性

·不断上升的投入

·过多的项目会议

一旦项目办公室确认了失控的项目，下一个步骤是向其供给协助。假如失控的项目不止一个，项目办公室应当将留意力会集在优先级最高的项目上。一般，支撑要害事务方针的项目会招引高档办理层的留意。可是，不是一切的项目经愿意承受协助，原因仅仅是项目处于窘境并不意味着项目经理期望得到协助。许多项目经理相信问题是暂时的并且将很快得以处理。他们的独立、傲慢的情绪常常是项目即将失利的首要原因。正如项目办公室所顾虑的那样，许多失控的项目是不可回复的且有必要彻底从头安排从头方案。项目办公室应当意识到失控项意图这种气氛和局势。比如说，以下的许多状况将会出现：

·项目内的交流不良

·士气低下的骨干人员现已逃离或许正在逃离

·项目交给推延

·项目规模失控

·投资不断上升

·项目方案现已彻底被遗弃

·项目成员堕入无休止的会议之中

·客户失掉决心，常常干预一些越来越具体的的细节

假如供给绿灯的话，项目办公室能够经过许多办法为失控项目供给协助。首先，项目办公室能够进行评价并向项目经理提交评价结果以利于项目施行。尽管这是具有招引力且要挟更少的办法，这种处理方案很少见效，因为项目团队早已负担过重了。第二，项目办公室能够为项目团队一起作业为提出弥补方案并施行这个方案供给咨询和辅导。弥补方案应当与其他项目人工以并安排。不幸的是，这将进一步推延交给日期并将给有关方面形成更大的震动。尽管这些方案或许见效，一般，项目或许在某一个点上被中止以从头分组、安排或方案。

3．协助发动项目并树立预算和危险进程

许多安排无法在三个限制的规模内完结项目，因此项目失控是件常事而非破例。俗话说“一分防胜过非常补”，项目办公室应该重视正在发动的项目以防止将来的失利和弥补。项目不是在一夜之间就失利的，遍及是一段时刻一点点的走向失利的。一般，项目偏离轨道的幅度是如此的微小以至于难于发觉，项目办公室不愿意追寻这些蛛丝马迹因此它必然会走向失利项意图道路上来。更安全的说法是假如项目开端妥当的话，它的成功概率就会大一些。因此，项目办公室有必要当即开端协助新项意图发动，这样才能取得服务有价值的名誉。

开端的时分，项目办公室应该为一切的新项目树立一个包括预算与危险办理在内的项目办理流程。项目办公室应当鼓舞项目经理使用最少的、必备的东西和技能来操控项目并对即将来临的问题提出预警。应当在项意图规划阶段开端树立操控项目和坚持活力的东西并在每个后续的项目状况会议上进行评价。在项目履行进程中，项目规划阶段树立的东西都不应该被疏忽或扔掉。成功的要爵士着重简洁以及最少的项目操控必备东西。

项目失利的首要原因之一是不良的、不一起的预算。使用WBS结构和自下而上的预算办法是对项目施行一起预算的简略办法之一。除了预算进程外，项目办公室应该树立一个简略的危险进程对事件产生的顺序和产生的概率进行预算。使用缩写RAID是一泓简略的提醒办法以促进项目经理开端界定危险、假定、内容和界说。在项目发动阶段哪怕是仅仅考虑以下项目危险都是有协助的。此外，项目办公室应当负起领导责任寻觅能够满意安排的预算和危险需求的软件包。

4．评定并办理项目卷宗

项目办公室在项目事务量进程中发挥着首要租用。作为许多项目办理的要点，它是项目办公室参加从项意图开端到结束整个进程的首要原因。项目办公室能够树立完整的项目事务量进程或许保证它们被包括在现有的进程中。项目卷宗办理进程包括两部分--项目挑选和卷宗评定。树立项目卷宗进程的第一个挑战便是查清现存的项目以及它们是怎么发动的。在开端的时分评价挑选项目是怎么完结的并用最佳案例完结这个进程（如项目优化）是深思熟虑的。项目办公室还应当提议树立由事务部分和IT安排高档办理人员项目挑选和审阅委员会。项目挑选和审阅的领域或许是非常的政治性的，因此项目办公室应该谨慎的应对这个挑战。大多安排重视项目挑选可是很少安排有一个一起的审阅进程。项目办公室项目办公室应当供给办理支撑，项目办公室领导应当掌管每个月四次的卷宗审阅会议。为了举行这个会议，项目经理应当收集和收拾项目数据，并在会议上提交给审阅委员会。会议的意图是审阅项目状况是否依照方案进行并决议项目是否继续。整个项目卷宗的Mix应该能够给安排供给最高的投资回报率ROI，假如不是这样的话，审阅委员会应当当即决议推延或许中止项目并寻觅其他时机。经过中止或许推延来削减卷宗中活跃项意图个数将对其他的项目有活跃的影响并将哦打安排的名誉。例如，在 USA Today (October 1, 1998)中, Novell 的CEO EricSchmidt, 说过他从前把Novell工程师作业的项目从几百个削减到几十个。结果， Novell的核心产品--NetWare 5比预定日期提前10天交给审阅。

5．进行项目评定和稽核

项目评定和稽核与项目卷宗的审阅不同。项目办公室是将项目评定和稽核与项目作为进步项目运作质量的拥护者。它还具有对潜在的危险供给前期预警的作用。在不断前进进程中包括的导致失利的趋势一般易于被非项目办理人所发觉咱们取得的经验便是咱们不吸取经验）。项目评定和稽核应当在项目规划阶段开端，并在整个项目中继续进行。在项目规划阶段，由与项目没有直接关系的专家组成的审阅小组能够供给有价值的洞察和辅导。项目评定和稽核在软弱的项目初期常常进行。因为它将占用项意图时刻，因此在项目进程中英港将其列入项目方案。这些审阅不是隔靴搔痒而，其意图是为项目经理供给协助。当项目成熟后，审阅能够从每个月一次改为每季度一次。在项目评定和稽核中取得的经验应当在项目经理中共享并用于改善项目办理进程、训练课程和辅导教程，此外，项目办公室应当在主页上贴出取得的经验。经验标明，很少安排能够恰当的处理经验，以至于接二连三的犯错误或许重蹈覆辙。

6．安排并办理资源池

现在大多数安排面对的最大难题是缺少能够依照方案完结任务的娴熟人才，在IT安排中特别严峻。在缺少训练有素的项目经理和项目数目添加时，状况进一步恶化。Y2K问题现已导致了包括IT支撑在内的项意图延期。在许多安排内的事务部分现已对IT部分失掉了耐心和决心。他们不会去寻觅项目无法成功的原因此只关心结果。大多项目经理声称缺少满意的及时的资源以及急需的技能时项目失利的首要原因。

可是在大多数的项目中，首要的支出在与人员的投入，而人员的投入又导致了人员危机。在Information Week上刊登的研讨标明，IT项目75%的预算花费在人员上面。尽管人员花费不象修建或许飞机制造那样高，可是这并不意味着它是不重要的且不需求更好的操控。矩阵办理现已被提出来作为医治人力资源匮乏的药方，可是它存在严峻的缺陷。在多项目环境中，假如没有会集的人力资源操控，矩阵办理很难施行。而Cutter Group最近研讨发现40%的IT部分所进行的项目羽企业的事务方针毫无联络，这无疑使问题变得愈加杂乱。

总之，许多安排人力资源缺少，但是他们所具有的人力资源的适当一部分正在从事不会给安排带来价值的项目。这些现实标明，需求更好的操控人力资源。在多项目环境中，这个问题愈加严峻。因为人力资源匮乏而进行的竞争或许变得非常尖锐。或许存在这样的比如，有些项目经理雪藏了一些资源而别的一些项目经理焦头烂额的寻觅适宜的娴熟人手或许干脆牵强凑合着。项目办公室在这方面能够发挥巨大的协助作用，它能够队可为项目所使用的人力资源的会集办理和操控。

在某些安排中，对项目可使用的一切资源进行操控是一项具有挑战性的任务。企业政治常常会扰乱实际问题且会引发圈地战争。项目办公室有必要具有精确的、可信的实事来说服高档办理层：会集操控的项目资源池是一个英明的决议方案。

6．资源操控

·可供使用的人力资源目录

·确认目前谁在办理着人力资源

·确认怎么办理人力资源

·树立一个简略的人力资源办理进程

·向一切的用户传达办理进程

·熟悉必需的资源办理软件

·根据优先级为各项目分配资源

·供给资源使用陈述

以上罗列的各项说明晰一旦达成树立一个会集操控的资源数据库的决议后，项目办公室应该采纳的步骤。没有对现有可用的人力资源进行剖析就挑选并拥护开端一个新项意图做法是愚笨的。

7．鉴别并培育项目经理

为坚持项目办理办法的一起性，项目办公室应该与现在以及未来的项目经理的培育树立联络。回想一下，项目办公室应该取得短期的成效并坚持长时间的方针。项目办公室开始考虑到是项目经理的鉴别然后是他们的培育。鉴别并培育项目经理是一个需求尽早着手预备的长时间方针。在有些安排中，大多数的项目经理属于事务部分，因此鉴别项目经理并考虑他们的培育或许又是一个激烈的政治话题。它也或许成为人力部分与训练部分之间争权夺势的主题。

当前，在许多资助中，越来越多的人意识到临时的项目经理关于公司的财政安稳性来说代价太大。在项目经理的训练和实际作业安排之间存在一些距离，为了弥补这个距离，更多的公司正转向为项目经理供给辅导。辅导教师用于协助项目经理在短期内完结峻峭的项目办理学习曲线。项目办公室是供给辅导教师的抱负安排。

辅导满意了个人开展的需求，并支援了训练教程。到底需求多少的辅导取决于每个人。辅导课程有正式的和非正式的两种。非正式的辅导课程是与项目经理的一对一评论。正式的辅导课程类似于一个班级，班级以每个成员的项目中一起存在问题作为主题进行评论。这样，辅导教师加强了训练课程和项目办理进程。项目办公室为办理活动供给进展陈述。应该留意的是，项目办公室不应当为了进展陈述而将辅导者当作特务。辅导者的任务是供给协助。那么，辅导是否真的有用？项目办公室应当定期询问项目经理，取得辅导的作用以及有关方面改善的陈述。

在缺少许多人力以及训练部分的小型安排中，项目办公室在项目经理的培育中扮演一个更重要的人物。

别的，项目办公室在为安排的职工供给项目办理训练中扮演着重要的人物。项目办公室实行这个人物的办法有多种。例如，它能够与训练部分紧密协作，设计能够经过训练部分供给的课程。或许，项目办公室能够教授课程或许挑选外方安排设计并下发课程资料。

最后，项目有必要正面活跃地传达以下理念：作为项目经理是在安排内成功的途径。做一个项目经理不是人们逃避不做的，而是他们在要向企业内升职一切必要做的工作。大多数公司没有认识到项目经理是企业成功的要害。他们没有给项目经理适宜的薪水，没有给他们有必要的奖励，没有理解项目经理有必要经历的困难。《财富》杂志把项目经理视为一种事业挑选。Tom Peters在他的《解放办理》书中提出，项目办理是下一个千年企业生存和成功的要害。明显，在这个紊乱的年代，项目办理供给了一条有用运营的重要办法。项目办公室协助安排保证他们能够在漩涡中生存开展，而且他们能够做到这一点。

8．并改善项目办理环境

项目办公室推行的有用进程为安排供给安稳的项目办理环境。这个进程包括项目挑选、项目发动、项目策划、项目履行和项目终结。这个进程是训练课程和辅导方案的根底，它对安排的开展至关重要。这个简略有用的进程包括了项目操控和未决问题预警的必备要素。项目经理不需求一个400多页的进程指南。大多的项目办理东西和技能都是简略的，因此把这个进程弄得太杂乱会导致它不被承受。这些是为杂乱的人供给的简略东西。树立一个项目办理进程仅仅万里长征的第一步，更难的是怎么履行这个进程。它需求高档办理层的支撑来创造一个项目办理环境，要一切的项目经理与项目办公室在项目上通力协作并在履行进程中向项目办公室供给陈述。

项目办公室有必要不断着重，这个进程的循环最终会取得更好的项目作用。它还有必要保证一切的项目团队具有完结项目所必需的软硬件。当项目办公室担任为多个项目供给支撑的时分，这一点更显重要。项目办公室还有必要建议正面活跃的交流方案，单单树立一个包括项目办公室信息的项目办公室Web网页是不走的。交流方案有必要着重一起进程和经验经验的价值。项目办公室有必要树立一个面向所一切项目经理的广播网络，向他们告知新的经验经验、摸板和东西。

项目办公室有必要坚持以改善进程的敏锐视觉来使用进程。它不是为了进程而进程，而是一个专注于可交给的、有用果的进程。例如，Gartner 小组的一项研讨标明，跟着项目办理紧密程度的添加，项目灾难的概率下降。这个研讨正是针对一个项目办理进程进行的。

9．总结项目办理训练

许多安排正不断的尽力去树立一个项目办公室并进行必要的改善来达到成功的项目办理。这个文章提出了取得成功的一个方案。文章中提出的许多概念都不是新的。新的东西士相关七大诀窍的排序。现在，项目办公室有了一个既有短期有又长时间的正面活跃的方案，能够协助安排完成企业战略方针的一起进步项目办理。合理的完成这七个诀窍将为各事务部分、IT安排和项目办公室供给一个共赢的局势。