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PMO调查项目状况时的常见问题

编辑:维小赢
时间:2022-07-06

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  对企业界部正在进行的一切项目的状况进行陈说是项目处理办公室(PMO)供应的一项特征服务。也便是说,PMO要对一切正在进行的、还处于未决状态的以及现已结束的项目进行无缺、全面的追寻和陈说。从表面上看,这种服务好像微乎其微。究竟,你只需求让项目经理按照必定的格局和时间要求向你发送项目陈说就可以了。

  然而,假设你早年有过让许多人向你发送信息的阅历,你就会了解,接下来的事情会很糟蹋时间的。PMO还有必要与处理层一起对陈说的内容进行界定。有的企业喜欢对项目状况进行单一、直观的描绘,使用绿(出色)、黄(留心)和红(问题)三种色彩来从全体上显示项目状况。假设看陈说的人想要了解更多的信息,那么他就要到项目经理那里讨教。还有一些企业喜欢对项目状况进行全面的描绘。假设看陈说的人想要了解什么问题,那么他可以直接在陈说中找到答案,而不必再去项目经理那里讨教。下面让我们来看看许多PMO供应的一般服务:了解项目状况并制成陈说。

  了解企业的项目状况看上去或许是很简略的一件事。PMO只需求收集和整理信息,然后再制成陈说就可以了。然而,同一切依赖于人力进行的活动相同,了解企业的项目状况也是看事简略干事难。PMO在了解项目状况时或许会遇到下面这些挑战。

  1、时间问题

  没有哪个项目经理可以在你需求的榜首时间向你供应项目状况信息。1990年,我早年和一名负责Y2K项目的处理员进行了交流,他告诉我说,收集半个月的状况信息要花费他至少八个小时的时间。假设是你要进行这项作业的话,是不是一般要把它安排在简直一切作业任务的最后来结束呢?

  2、精确性问题

  在许多状况下,收集到的信息是不精确的。例如,你或许现已留心到了,项目小组下一个月的作业方案同上一个月的作业方案或许是相同的,这阐明陈说信息的人只是把早年陈说过的信息又从头陈说了一遍。同样,你或许也留心到了,项目经理总是会陈说说项目按照估计工期发展的很好,即使并不是一切的作业都能如期结束。

  一般,即使信息精确及时,你也会发现问题,那便是信息不无缺。例如,你所得到的信息或许非常扼要,并不能让你对整个项目的状况有无缺的了解。

  3、打败状况陈说会遇到的问题

  当然,这些问题有必要并且可以得到打败。下面这些行动或许会对PMO有所协助:

  阐明信息的使用者和用途。这一点非常重要。假设一个人感觉不到自己供应的信息的使用价值,他就不愿意花时间去供应信息。假设他知道了信息的使用者是谁,就会对这件事更加重视。清楚自己需求的信息的内容和用途。不要收集那些与陈说内容无关的信息。

  提出合理要求。你在获取信息时或许会面临来自各个方面的挑战,但只需你的要求是合理的,就不要让任何人以不知道为借口来回绝你。

  明晰要进一步了解的问题。让项目经理知道对哪些问题你想有进一步的了解,希望他们可以在陈说中明晰这些问题,这样就不必再去找他们讨教了。

  在必要的状况下运用途理手法。假设你觉得PMO每月用在信息陈说上的时间太多了,那么就可以适当的运用途理手法。

  4、承认项目处理的价值

  PMO面临的最困难的一项作业便是承认项目处理的价值。这个问题是企业一切人和高档处理层最喜欢问的一个基本问题,又是最难满足答复的一个问题。

  人们总是可以经过直觉感觉到项目处理的价值的存在,但假设要对这种价值进行量化,却不是一件简略的事情。这就好象是你眼前有相同东西,好像伸手就可以到,但是你离它越近,它就变的越模糊不清。

  当然,这个问题也并非完全无法处理。首先,可以依靠业界查询,寻觅与自己的企业状况类似的公司。假设这些公司有办法承认项目处理的价值的话,自己公司的项目处理价值应该和它们也类似。

  其次,按照每一个细节来核算项目处理的价值。例如,PMO可以与不同类型的项目的项目经理进行协作,来承认项目处理的价值。可以考虑下面一些事项:

  合理的项目规划改变带来的价值,风险处理带来的价值,让客户估量一下项目处理为他们节省的时间,寻觅项目处理的重复使用价值。这也需求得到项目经理的协助。

  我早年就早年提到过,PMO在许多服务范畴还没有满足的阅历,承认项目处理价值便是其中之一。对于许多公司来说,寻求有丰富阅历的咨询公司的协助不失为一个好办法。

  5、证明本身价值

  在企业界部,PMO是仅有可以对公司正在进行的一切项目有全面了解的部分。PMO假设不能对项目处理的价值进行追寻和量化,就无法证明本身的价值。一般,项目处理价值是PMO价值的直接反映。例如,在必定时期内按照预定方针结束的项目越多,就证明项目处理的价值越大,从而也就体现出了PMO的价值。

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