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多项目管理工作经验分享

编辑:维小赢
时间:2022-07-06

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  多项目办理是伴随着项目办理方法在企业或政府部门等安排中的广泛运用而构成的一种以长期性安排为目标的办理模式。形象地讲,便是指在企业中一起办理、协调多个项目的选择、评价、方案、控制、执行,以及收尾等各项作业,使一切项目的综合执行效果达到最优的项目办理方式。多项目办理是通过对项目群、项目组合,以及项目的成功办理来完成的。

  2006年,有一段时刻我手上有11个项目在一起进行,而且还要担任几个体系的支撑作业,还要办理一个小团队的日常作业。那段时刻真是有些超负荷运作,忙得是天昏地暗,不亦乐乎。 正是这种情况,让我积累了一些如何一起办理多个项目又能完成好日常作业的宝贵经历。总结下来,从五个方面掌握好,就能让你有了“三头六臂”变成“超人”的感觉。

  1、好记性不如烂笔头,多用图表

  在多项目的境况下,一定要做好纪录作业。俗话说:好记性不如烂笔头。不要过分相信自己的记忆力。

  第一步:建立一张项目基本状态表,每天晚上做一次更新。这样在第二天上班来了之后,能够清楚的知道今天应该做些什么。尤其是在手上项目多的情况下。

  第二步:将项目依照四个象限分类,在各个象限中填上项目的称号。四个象限分别是:

  I. 重要而且紧迫

  II. 重要不紧迫

  III. 不重要但紧迫

  IV. 既不重要又不紧迫

  我做事情的顺序一般是:I>III>II>IV。但关于顺序II和III排列并不是绝对的。有时候要看详细的情况了。由于有些重要可是不紧迫的事情最可能成为又重要又紧迫的事情。

  2、电子邮件分四类,恰当拖延回复

  电子邮件是我们作业的好帮手,假如运用办理得当,能够事半功倍。我确实看到有其他人在1000多封邮件中查找花30分钟来查找某个邮件,糟糕的是最终还没有找到。为了提高功率,我的办法便是分类办理邮件。我想,做事情能够分门别类、有条理也是应该一个优秀的项目经理应该具有的本质。将日常交游的邮件分为四大类,进行办理。

  第一类:项目办理目录。其中每个项目设定为一个目录。能够依照项目的阶段再细分目录,比如说能够创建:发动,方案,需求,分析/设计,开发,测验,实施,测验文档目录。将项目中交游的邮件依照这些目录归类,以便查找。

  第二类:体系支撑目录。主要是针对我当时还要担任的几个老体系对用户支撑的交游邮件。

  第三类:团队作业目录。主要是针对我当时还要担任的一些团队方面日常作业交游的邮件,什么报告拉等等。

  第四类:其它邮件。包含公司时不时发布的一些政策文件等等。

  做好分类后,设定邮件主动筛选条件,比如说将人事部门经常发送的某某离任,到岗的一些既不重要又不紧迫的邮件设定条件,那么当来了这些文件后,体系会主动将他们放入‘其它邮件‘中。经常设定这些主动筛选条件,能有效的将你的时刻利用在最值得出资的事情上。

  回复邮件有技巧。并不是一切邮件都需要立刻回复和不断的检查是否有新邮件到来。特别是关于客户的一些邮件。由于有时候你回复的越快,事情来得越多;也许有些问题过了5个小时就不是问题了。

  相信我,假如真是特别火上眉毛的问题,一个电话会立刻过来催你,而不必花上10或许20几分钟来写邮件。

  3、让电话成为“事件过滤器”

  我公司的电话有语音留言功能,这个功能十分实用。

  由于你不行能在开某个会议的时候去接别的电话,假如是重要的事情,来电者肯定会留下语音。

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